De nos jours, les événements d’entreprise se font de plus en plus nombreux. Cela demande une solide organisation en amont. Objectif, date, budget, tout doit être passé en revue et mis en place efficacement. Il n’est pas toujours évident d’avoir le succès espéré car souvent, le manque d’organisation laisse place à des imprévus. Nous allons voir quels sont les points fondamentaux pour organiser un événement d’entreprise remarquable.
Les invitations, un point de départ important
Une fois que l’événement est enfin paramétré, il faut convier les personnes concernées. Pour cela, il est nécessaire de respecter certaines règles quant à la rédaction de l’invitation. Pour atteindre plus facilement les invités, rien de mieux qu’une invitation par voie postale. En effet, avec l’avènement du digital, nous sommes rapidement noyés dans la masse d’emails. Il serait dommage que l’information ne soit pas reçue, ou alors pas lue. Il est essentiel de se démarquer des autres courriers, cela commence donc par l’enveloppe, qui sera le premier élément visuel. Si l’invité est intrigué par un format d’enveloppe différent, il ouvrira ce courrier en priorité.
On trouve facilement sur internet des enveloppes de toute taille, avec des designs pensés pour chaque occasion. Enveloppes France, par exemple, propose des enveloppes en plastique, en papier, mais aussi en papier recyclé. Vous marquerez un point auprès de vos invités si vous parvenez à vous démarquer. L’invitation à un événement doit être claire et présenter plusieurs indications comme le logo de l’entreprise, le programme, la date, le lieu, l’heure et le type d’événement. Bien entendu, il faut également une image et indiquer les conditions d’inscription par coupon retour, par exemple. N’oubliez pas que le type d’invitation ainsi que le processus d’inscription sont vraiment déterminants pour réussir votre événement d’entreprise.
Comment bien organiser un événement d’entreprise?
Comme nous avons pu voir précédemment, le succès d’un événement est en grande partie dû à la présence des invités. Pour cela, il faut être stratégique sur son choix de communication. Avant toute chose, il faut définir tous les points à traiter et trouver des collaborateurs. La grande tendance du moment est d’organiser des événements à thème. Une fois cet angle définit, il sera plus aisé de déterminer les autres points. Définissez un budget afin d’être plus pertinent dans vos choix comme le lieu, par exemple. Le programme est un élément clé car c’est ce qui va instaurer l’ambiance désirée. Vous pouvez choisir de mettre en action vos invités avec des activités ludiques, mais encore, vous avez la possibilité de leur faire bénéficier d’un spectacle.
Il est important de penser à tous les détails et anticiper les imprévus comme les intempéries, si vous souhaitez créer un événement extérieur. Le choix de la date est essentiel car les invités doivent être disponibles. La restauration est également un facteur important, plusieurs possibilités s’offrent à vous : aller au restaurant, faire appel à un traiteur etc. Faites le point sur la logistique et n’hésitez pas à sous-traiter pour ne pas vous retrouver débordé. Faire une checklist semble être la meilleure solution, pour être certain d’avoir tous les éléments en main et de pouvoir rebondir en cas d’imprévu.
